【導入企業続出】
ビジネスチャットの導入メリットとは？

2022.09.08

ツール紹介

実際にビジネスチャットを導入した船井総合研究所では、タスク漏れの減少や社内のコミュニケーションの改善がされ、サイバーエージェントでは、ひと月当たり2万5千時間以上の業務効率化を可能にしたという事例があるほどです。

このように、ビジネスチャットを導入することで、今までの情報共有の問題が解決されるだけでなく、時間短縮やコミュニケーションの面でより良くなる可能性があります。

今回はビジネスチャットの説明や種類、導入メリットについて説明します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは業務利用を目的として開発されたコミュニケーションツールです。資料の受け渡しやグループごとの情報共有などが出来ます。

なかでも日本では、slackのアクティブユーザー数が50万人までに拡大し、アメリカに次いで世界第2位の市場へ急成長を遂げたり、chatworkは東京証券取引所マザーズ上場を果たし、アクティブユーザー数が274万人を超える等、多くの方に利用されています。

【参考】

また、2021年の時点で、43%の企業がビジネスチャットを導入しており、その数はますます増えていくと予測されています。

クラウド型とは、サービス提供会社がインターネット上に構築したシステムを利用する形のものです。

slackやchatworkなどが該当します。

提供会社のビジネス戦略により、アカウント作成をすれば誰でも利用可能であるため、多くの個人・企業に取り入れられています。

また、提供会社の方でツールのメンテナンスの方が行われるため、メンテナンスを行う必要がありません。

オンプレ型とは、自社のサーバー上に独自のシステムを構築して利用する形のものです。

クラウド型と比べ、一から制作することができるため、カスタマイズの自由度が高く、外部のネットワークを経由しないため、セキュリティが良い傾向にあります。

しかし、独自システムのため、初期費用やシステムの管理費などが高く、必要な手順が多いという課題もあります。

ビジネスチャットでは、テンポよく会話することを求められる事が多く、挨拶文の省略や簡潔な文章でのやり取りが可能なため、一度に打つメッセージ量が減り、情報共有のスピードも早くなります。

また、画面が小さいスマホでも気軽にメッセージを送れる分、隙間時間でのやり取りが可能です。

そのため、メールや掲示板などのツールを使用するのに比べて、業務・生産を効率的に進めることができます。

メールは比較的、接触可能なオープンなデータ環境を利用するため、迷惑メールやウィルスなどのサイバー攻撃の対象になりやすく、業務に支障が出る可能性があります。

年々、メール側もそういった攻撃に対しての対策を強化していますが、攻撃する側の方も、年々進化しているため完全に防ぐことは難しい状況になっています。

ビジネスチャットは通信内容を暗号化したり、アクセス制限機能を搭載したりして、情報漏洩対策をしてるものが多く、セキュリティ面ではメールに比べて安心です。

具体的には、データを暗号化して外部から情報を漏れないようにしたり、承認されていない外部からのアクセスを制限するなど、高度なセキュリティプログラムが施されています。

ビジネスチャットでは、スタンプ機能を使って感情表現をしたり、端的な文章で気軽な会話を楽しんだりすることが出来るため、コミュニケーションを活性化させることが可能です。

電話や対面での会話では、証拠が残らないため、相手に伝えたかどうかの判断が難しく、「言った、言わなかった」のトラブルが起こりがちです。

ビジネスチャットであれば、記録が残るため、過去のやり取りを遡って確認することができたり、チャット内をキーワード検索することで、必要な情報をスムーズに確認したりすることができます。

また、タスク管理サービスやカレンダー、ファイル共有など様々な外部サービスと連携することで、より詳細に情報管理が出来ます。

ビジネスチャットを導入することで、スタンプ機能や端的な文章で会話することができるため、円滑なコミュニケーションや業務・生産効率化が可能になります。

また、チャットに残った情報を確認したり、タスク管理サービスを使ったりすることで、話す内容の聞き間違えや確認のし忘れを少なくすることができ、セキュリティも個人情報保護規則を遵守しているため、情報漏洩の心配も少ないです。

自分たちだけで、どのビジネスチャットを選び、どのように社内に導入していけば良いのかお悩みの場合は、お気軽にGlicへご相談ください。

執筆者：福井康佑